En 2014, la Défense a planifié le remplacement de quelque 1.500 véhicules utilitaires. La réduction des budgets de la Défense contribuait à rendre nécessaire une large rationalisation de cette flotte. Le choix qui s’est porté sur des véhicules polyvalents et très fiables a permis de ne pas remplacer chaque véhicule (parmi lesquels des Volskwagen LT de 24 ans) par un neuf. « Il s’agit tout de même du plus gros contrat de notre histoire, puisqu’il concerne 500 Volkswagen Caddy dans leur version ‘transport de personnes’, 250 Volkswagen Transporter Combi à empattement long offrant une capacité de 9 places et 120 camionnettes Volkswagen Transporter à empattement court », confirment Marc Walravens et Michel Smets de Volkswagen D’Ieteren Finance (VDFin).
Un marché unique
Pour obtenir ce marché, Volkswagen Commercial Vehicles Import (CVI), VDFin et le Groupe Fleet de D’Ieteren Auto ont uni leurs forces. « Cette coopération était nécessaire, car c’est la première fois que la Défense a préféré le leasing opérationnel à l’achat », précisent encore Marc Walravens et Michel Smets. L’Inspection des Finances a validé le dossier de leasing au début de 2014. Le cahier des charges prévoyait un leasing opérationnel de 80.000 kilomètres sur 4 ans. Les seuls éléments conservés en gestion propre par la Défense sont l’approvisionnement en carburant, qui se fait dans les quartiers mêmes, et l’assurance. « Conséquence pratique de ce choix pour le leasing : l’entretien et la réparation de ces nouveaux véhicules seront assurés par les concessionnaires qui possèdent un contrat d’après-vente officiel CVI et sont situés à proximité des 29 quartiers où les véhicules seront livrés », explique Marc Walravens. « Nous avons passé avec chacun d’entre eux des accords très clairs en ce qui concerne les services à fournir à la Défense. »
Une gestion assurée par VDFin
Avec le leasing, l’ensemble de la gestion opérationnelle de la nouvelle flotte ne se voit plus confiée aux militaires, mais au département de Michel Smets chez VDFin. « Les plaques d’immatriculations spéciales nous sont fournies par la Défense, parce que les véhicules militaires ne se retrouvent pas dans les chiffres d’immatriculations de la DIV. Mais l’entretien, le suivi, l’assistance, les véhicules de remplacement, la gestion des pneus, tout cela fait partie du contrat de leasing opérationnel. Nous avons donc engagé quelqu’un pour la coordination logistique de ces 870 véhicules. En pratique, nous allons travailler en étroite collaboration avec les responsables des quartiers, qui nous remettront chaque mois une liste des kilomètres parcourus par chaque véhicule. Sur base de ces informations, nous pourrons alors prévoir les mesures adaptées et assurer le suivi de la flotte », souligne Michel Smets. Les camionnettes et voitures particulières seront utilisées pour des missions logistiques en Belgique comme à l’étranger. « Nous n’intervenons toutefois pas dans la planification des véhicules », reprend Marc Walravens. « Chaque quartier dispose d’un Mobility Center qui gère les réservations et les prêts de véhicules pour les militaires. »
Michel Smets, Head Key Account Manager VDFin, Marc Walravens, Public Affairs Manager VDFin et le gestionnaire de matériel au sein de la Défense. Philippe Coquillart, Key Account Manager Group Fleet Division, absent sur la photo, a également joué un rôle important dans la procédure d’appel d’offres.
Fini le kaki
Comme les photos le montrent, la Défense s’est détournée du kaki pour ses camionnettes et voitures particulières, ce dont se réjouit Marc Walravens : « Un tel choix aurait probablement diminué la valeur de revente. L’argent, le gris et le bleu choisis pour les 870 nouveaux véhicules Volkswagen correspondent bien plus aux couleurs classiques des contrats de leasing. » Il en va de même pour l’équipement : tous les véhicules sont pourvus de l’air conditionné, de vitres électriques et d’un autoradio.
Les grands quartiers premiers servis
« Les premières remises de clé ont eu lieu cet été. Les grands quartiers ont été livrés en priorité, ce qui portait le compte des véhicules livrés à 500 à la mi-août », précise Marc Walravens. Dans la mesure où le cahier des charges de la Défense imposait un calendrier très serré, plus de 650 véhicules ont déjà été remis à leurs utilisateurs. Tous les quartiers auront normalement reçu leurs nouveaux véhicules d’ici la deuxième quinzaine de novembre. Un seul fournisseur externe Grâce à ce savoir-faire, à ce vaste réseau de concessionnaires et à une collaboration entre les trois services concernés, D’Ieteren n’a dû faire appel qu’à un seul fournisseur externe pour honorer la plus grande livraison de son histoire. Michel Smets nous explique : « C’est une société externe qui assure la gestion des pneus des 870 véhicules dans les différents quartiers du pays. Le contrat de leasing stipule un passage aux pneus hiver chaque année. En accord avec notre fournisseur, nous lui livrerons les pneus, mais c’est lui qui en assurera le montage. »
Une coopération exemplaire
Lorsqu’ils repensent à la manière dont le marché s’est déroulé jusqu’à présent, les deux responsables de VDFin sont enchantés de la coopération avec la Défense. « Le partenariat se déroule particulièrement bien, que ce soit avec le Staff d’Evere ou avec les responsables de chaque quartier », souligne Michel Smets. « Il faut aussi dire que nous avons consacré beaucoup de temps à la préparation », complète Marc Walravens. « Ni la Défense ni nousmêmes ne voulions laisser quoi que ce soit au hasard dans ce passage au leasing. De plus, grâce aux réunions préparatoires et à la flexibilité rencontrée des deux côtés de la table, nous avons pu ajouter ce contrat prestigieux à notre palmarès. »
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